O EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) é um processo para troca de informações entre dois sistemas. Têm como objetivo aprimorar a comunicação, além de agilizar e reduzir os custos das operações.

No segmento de transportes, essa troca de dados é realizada entre sistemas de embarcadores e transportadoras. As vantagens na utilização de EDI está muito além da segurança na informação.

Atualmente os arquivos EDI são utilizados principalmente pela praticidade que este processo oferece, trazendo mais eficiência, agilidade e confiança para a empresa que o utiliza.

A Brudam, através do seu TMS, oferece funcionalidades para envio e recebimento de arquivos EDI no padrão Proceda.

Em um post anterior falamos também de integração de arquivo entre Brudam – Integração via EDI com o arquivo BRD.

Através deste post vamos explicar os padrões do EDI e sua utilização na gestão de transportadoras.

Gostou? Então continue com a leitura e confira agora agora mesmo! 😉

 

APLICABILIDADE

A utilização de arquivos EDI é essencial na área de transportes.

Facilita os processos em vários aspectos, observe que, um embarcador que utiliza arquivos EDIs gera um único arquivo em formato .txt (texto) contendo todas as informações da carga.

O documento contém informações nas notas fiscais que serão transportadas.

No lugar de informar nota por nota que vai acompanhar os pedidos, um arquivo com todos os dados é enviado para a transportadora.

Após realizar o envio do arquivo, a transportadora o importa para o seu sistema e, assim, pode gerar conhecimentos em lote, mesmo que tenham milhares de notas fiscais a serem carregadas.

Em vez de enviar o DACTE (documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico) ou o XML para o cliente, a transportadora cria outro arquivo — também em formato .txt gerado pelo próprio sistema — contendo todas as informações dos conhecimentos.

O mesmo procedimento é feito em relação às faturas e ocorrências de entrega, caso seja exigido pelo cliente.

LAYOUT

Empresas que desejam fazer a trocas de dados eletrônicos precisam seguir um padrão estabelecido.

Este padrão é chamado de “Layout EDI”, uma espécie de guia que orienta como os arquivos que serão transmitidos devem ser gerados.

Dentre os diversos layouts existentes, no mercado de logística e transportes destaca-se o “XML” e o “padrão EDI PROCEDA”, que consiste em arquivos .txt formatados seguindo um padrão pré-estabelecido no manual de integração adotado por cada embarcador.

Devido a necessidade de criação de padrão de comunicação que facilitasse a troca de arquivos entre transportadoras e embarcadores (seus clientes), a empresa PROCEDA (hoje TIVIT) nos anos 90 criou um conjunto de formatos de arquivos (layouts EDI) padronizados para troca de informações entre estas empresas.

Nomeou os arquivos de EDI transportes, e devido à sua larga adoção por parte do mercado, atualmente empresas de todo o Brasil utilizam este padrão, independente de quem forneça seus softwares, e o chamam de “EDI PADRÃO PROCEDA”.

PADRÃO PROCEDA

O PROCEDA é uma das opções de Layout EDI para a padronização dos documentos. Ele é voltado para a troca de informações relacionadas a processos de transporte.

O padrão é usado por várias empresas para realizar o intercâmbio de dados com os parceiros de negócio.

Considerado um dos melhores modelos para atender às necessidades logísticas e melhorar a comunicação, esse documento apresenta vários campos para registrar informações, que vão desde os dados da carga até os da pré-fatura.

Ele conta com 5 tipos de mensagem:

  1. NOTFIS (obrigatório);
  2. OCOREN (obrigatório);
  3. CONEMB (condicional);
  4. DOCCOB (condicional);
  5. PREFAT (condicional).

Abaixo detalhes de cada tipo de mensagem:

EXEMPLO 01 – Etapas de carregamento, transporte e envio de Informações de ocorrências ao cliente:

 

EXEMPLO 02 – Etapas de descarga, auditoria de frete, envio de pré-fatura, faturamento e envio de fatura eletrônica ao cliente:

EXEMPLO DE UM ARQUIVO PROCEDA

Veja abaixo, um exemplo de documento formatado no padrão PROCEDA:

Exemplo de arquivo OCORREN formatado em layout PROCEDA 3.1.

IMPORTÂNCIA DO PADRÃO PROCEDA PARA AS TRANSPORTADORAS

A gestão das transportadoras se torna mais eficaz à medida que dados relevantes para as operações são trocados em questão de instantes.

Dessa forma, a utilização do EDI permite que o gestor acompanhe de perto tudo o que acontece com as cargas e crie planos de ação com mais rapidez, tornando-os mais efetivos.

DICA BRUDAM

Até mesmo informações a respeito de cobranças e pagamentos são trocadas entre os sistemas de forma automatizada, garantindo mais agilidade na execução dessas operações.

Isso permite afirmar que a utilização de arquivos EDI, usando o padrão PROCEDA, proporciona benefícios para todos os envolvidos, como:

  • Integração entre as empresas;
  • Agilidade no recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas;
  • Evitar erros e perda de tempo na emissão dos documentos fiscais de transporte (CT-e e MDF-e), ao eliminar digitação manual de dados na transportadora, aproveitando as informações recebidas eletronicamente dos embarcadores (seus clientes);
  • Diminuição de Erros;
  • Aumento da produtividade;
  • Melhoria na comunicação;
  • Ganho de qualidade no atendimento;
  • Otimização de processos logísticos, administrativos e financeiros;
  • Redução do tempo necessário para a conclusão dos processos.
  • Redução de custos.

A utilização do EDI padrão PROCEDA automatiza as comunicações entre parceiros, otimizando os processos de troca de informações. É mais um recurso que as empresas têm para promover a melhoria dos resultados operacionais por meio da tecnologia.

#DicaTopBrudam 😉

Qualquer dúvida favor contatar nosso suporte ou plantão em casos de urgência conforme telefones abaixo:

Porto Alegre: (51) 3500-7018.
Curitiba: (41) 3891-0865.
São Paulo: (11) 4858-0865.
Brasilia: (61) 3686-0865.
Salvador: (71) 2886-0835.

Plantão para emergências operacionais: (51) 9.9156-8029.